Het verzoek voor deze nieuwe EduLinQ functie kregen we van meerdere scholen. Het IDM systeem kan nu, zonder tussenkomst van een medewerker in de school, automatisch welkomstbrieven per email versturen naar nieuwe leerlingen, docenten, medewerkers en ouders.
De normale procedure voor het versturen van welkomstbrieven was dat we hiervoor eerst alle gegevens van leerlingen, docenten, medewerkers en ouders uit bijv. Magister, Somtoday of AFAS geïmporteerd werden in EduLinQ.
Vervolgens moest een medewerker van de school dan de welkomstbrief zelf exporteren middels een PDF, of een CSV-file, als ze een eigen brief hiervoor hadden opgesteld. Met de nieuwe functie hebben we het proces zo vereenvoudigd dat al die menselijke handelingen niet meer nodig zijn.
Op het moment dat een school in staat is om een privé e-mailadres aan te leveren, dan haalt EduLinQ dat e-mailadres op tijdens de gegevensverwerking. Deze gegevensverwerking vindt ’s nachts plaats zodat een school daar geen hinder van ondervindt.
Op die manier is er geen handmatige actie benodigd vanuit de school. Dit proces is nu helemaal geautomatiseerd en sluitend.
Zelfstandig aanmeldproces voor nieuwe gebruikers
Als EduLinQ de gegevens verwerkt en een nieuwe persoon opmerkt, dan wordt automatisch de welkomstbrief gemaakt en doorgestuurd naar het opgegeven privé e-mailadres. De gebruiker kan zich dan zelf onboarden via EduLinQ en toegang krijgen tot de juiste digitale systemen en leermiddelen van de school.
Om het aanmeldproces via EduLinQ eenvoudig uit te leggen komt er een kort instructie filmpje beschikbaar. Hier kunnen scholen gebruik van maken om het aanmeldproces voor hun nieuwe gebruikers laagdrempelig en makkelijk te maken.
Meer weten wat er nog meer nieuw is in EduLinQ versie 1.12? Lees dan dit blog met alle nieuwe EduLinQ functionaliteiten op een rijtje.
