Regelmatig krijgen wij de vraag hoe EduLinQ met persoonsgegevens om gaat. Privacy wordt een steeds belangrijker onderwerp voor scholen en ook daar hebben we binnen EduLinQ goed over nagedacht. Persoonsgegevens verwerken: ja, maar zo minimaal mogelijk.
Komt er een nieuwe leerling, docent, medewerker of ouder binnen op een school dan heeft de school bepaalde persoonsgegevens nodig. Deze noodzakelijke persoonsgegevens worden opgenomen in een zog. bronbestand zoals Magister, Somtoday of AFAS.
Deze bronbestanden bevatten veel persoonlijke gegevens. Gegevens die nodig zijn, zodat een persoon deel kan nemen aan het onderwijsproces.
Alleen de noodzakelijke persoonsgegevens
Echter voor EduLinQ zijn maar een klein aantal gegevens nodig om de dienst in te richten voor de school. Samen met de school wordt een zo minimaal mogelijke lijst aan gegevens samengesteld die EduLinQ mag gebruiken. Deze korte lijst met persoonsgegevens wordt aangeleverd vanuit het bronbestand en vervolgens opgenomen in EduLinQ.
In de nachtelijke uren verwerkt EduLinQ deze import met actuele gegevens. Is er een nieuw persoon bijgekomen dan krijgt deze automatisch een welkomstbrief toegestuurd naar het opgegeven privé e-mailadres. In deze brief zijn de gegevens vermeld die nodig zijn voor het aanmelden in het EduLinQ portaal om vervolgens gebruik te kunnen maken van alle digitale systemen in de school.
Verlaat een leerling, docent, medewerker of ouder de school, dan schrijft de school de persoon uit en wordt deze verwijderd uit het bronbestand. Wanneer In diezelfde nachtelijke uren worden de nieuwe actuele persoonsgegevens verwerkt.
Is een persoon uitgeschreven in het bronbestand, dan wordt deze automatisch uitgeschreven in EduLinQ.
De AVG en identity management
EduLinQ respecteert de AVG en werkt met verwerkersovereenkomsten. In die verwerkersovereenkomst komen de school en EduLinQ overeen welke persoonsgegevens benodigd zijn. Overtollige gegevens zijn ballast en daar zijn de betrokken persoon, de school en EduLinQ niet bij gebaat.
Dus, persoonsgegevens: ja, maar zo minimaal mogelijk.
